เป็นจัดซื้อต้องรู้อะไร? ในมุมของของคนขาย

ผมเป็นคนขายสินค้า ผมจะเจอกับพนักงานซื้อสินค้า หรือที่เรียกกันว่าจัดซื้อ (Purchasing) โทรเข้ามาติดต่อเป็นประจำ และจากที่ดูรายละเอียดของตำแหน่งงานด้านนี้ก็จะมีรายละเอียดการรับสมัครดังนี้

สิ่งที่จัดซื้อต้องทำคือ

• การเปิดใบสั่งซื้อ
• ประสานงานกับผู้ขายสินค้าหรือ Vender/Supplier
• เทียบราคาสินค้าของผู้ขายสินค้าหลายเจ้าและเลือกที่ใดซักที่
• ประสานงานกับฝ่ายขาย ฝ่ายจัดส่งสินค้า
• ติดตามโปรโมชั่นสินค้าต่างๆ ที่ทางบริษัทใช้อยู่ เช่น พวกวัตถุดิบ ตัวไหนลดราคา ตัวไหนมีแจก มีแถมบ้าง?

หลักการเบื้องต้นของพนักงานจัดซื้อ น่าจะมีประมาณนี้ เป็นสิ่งที่จัดซื้อทุกๆคนน่าจะมองภาพออกและ พนักงานจัดซื้อทุกคนคงเข้าใจกันแต่ เรื่องมันมากกว่านั้น ตรงที่..

สิ่งที่น่าจะมีเพิ่มในมุมมองของผู้ขาย..

• เวลาจะซื้ออะไร..กรุณาศึกษาข้อมูลวัตถุดิบ หรือสินค้าตัวนั้นเป็นอย่างไร ด้วย เพราะสินค้าชนิดเดียวกันมีหลายแบบ หลายประเภท โดยยกตัวอย่างง่ายๆ เช่น ถ้าซื้อรองเท้า จะต้องระบุว่า เป็นรองเท้า หนัง/ยาง/พีวีซี/, มีสีอะไร?, เป็นแบบหุ้มส้นหรือหุ้มข้อ, ราคาประมาณเท่าไหร่ เป็นต้น
  • การศึกษาข้อมูลก็ควรค้นหารายละเอียดสินค้าก่อนจะถาม พูดง่ายๆคืออ่านก่อนถาม เพราะปัจจุบันนี้อะไรก็ถามไว้ก่อน ทั้งที่รายละเอียดสินค้าบางตัว ใบโบชัวร์ หน้าเว็บไซตื catalog สินค้า มีเขียนไว้ชัดเจน และเพียงพอแล้ว
  • ถ้าบริษัทมีอินเตอร์เน็ต สามารถเข้าเว็บไซต์ได้ ก็ควรที่จะตรวจสอบรายละเอียดสินค้าที่ต้องการให้ตรงกับการซื้อ ซึ่งโดยหลักๆ ข้อมูลเหล่านี้หน้าเว็บไซต์ผู้ขายนะจะระบุไว้ชัดเจน (บางเว็บไซต์นะ)
• การขอราคาควรระบุประเภทและชื้อสินค้าให้ชัดเจน ไม่ใช่เหมารวมๆ มาเช่น ต้องการสั่งซื้อ ซองใส่มือถือ… ถ้าไม่ระบุผู้ขายจะรู้ไหมว่าคุณใช้มือถือรุ่นไหน ขนามือถือเท่าไหร่ ซองหนัง ซองพลาสติก แบบ คาดเอว หรือ คล้องคอ.. และที่บอกว่าขอราคาทั้งหมดอันนี้ ถ้าของมี 1000 ชิ้น จักซื้อจะซื้อทั้งหมดเหรอ??  ไม่มีใครทำใบเสนอราคาให้เป็นหน้าๆ หรอกนะ (ผมเคยประชดส่งไปประจำ 2-3 หน้า ขอมาได้!!)
• ดูรายละเอียดในใบเสนอราคาที่ได้ขอมา ว่าระบุอะไรชัดเจนไหม? มีส่วนไหนไม่ชัดเจนควรโทรถาม ถ้า่ยังไม่ซื้อหรือยังไม่มีกำหนดการที่ชัดเจอกรุณาอย่าขอใบเสนอราคา เอาไปทิ้งๆขว้างๆเลย
• การโทรเข้ามาติดต่อกับผู้ขาย หากมูลที่ยังไม่ชัดเจนรบกวนใช้เสียงสุภาพในการติดต่อ เพราะในปัจจุบันลูกค้าไม่ใช้พระเจ้าอีกต่อไปแล้ว ในมุมของผู้ขาย
• การสั่งซื้อควรมีปริมาณชัดเจน ไม่มีปริมาณไม่ควรถามเผื่อ เพราะราคาที่ได้จะไม่ตรง ไม่จริงเสมอไป และคุณจะไม่ได้ราคาที่แท้จริง!
• ราคาจากปากผู้ขายผ่านทางโทรศัพท์ ไม่มีหลักฐาน ไม่สามารถอ้างอิงได้ นอกจากเป็นใบเสนอราคา ดังนั้นควรให้ข้อมูลเพื่อให้ผู้ขายนำเสนอราคากลับได้ด้วย
• หลังจากมีการติดต่อเกี่ยวกับการสั่งซื้อครั้งแรกแล้ว และต้องการสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสินค้า นั้นๆ หากโทรเข้ามาติดต่อผู้ขาย ควรอ้างอิงเอกสาร เช่นเคยได้รับใบเสนอราคาวันไหน เลขที่ใบเสนอราคาเลขที่อะไร โทรจากบริษัทอะไร เพราะถ้าเป็นบริษัทที่ลูกค้าเยอะๆ ผู้ขายจำจัดซื้อไม่ได้ทุกคนหรอกนะ
• ไม่ควรบริโภคอาหาร หรือขบเคี้ยวสิ่งต่างๆ แล้วโทรมาติดต่องาน สั่งซื้อสินค้า (ผมว่าข้อนี้มารยาทมันสำคัญนะ)
• การส่ง Email ของใบเสนอราคา ไม่ควร Forword Mail (Fwd Mail)และ Reply Mail ไปถามผู้อื่นมาแล้วและมาส่งต่อผู้ขายอีกเจ้า ควรเขียน Email ใหม่ อย่ามักง่าย เพราะมันน่าเกลียดในเรื่องการเปรียบเทียบราคา

ผมแนะนำเป็นเบื้องต้นแค่นี้ เพราะทุกวันนี้เจอจัดซื้อแปลกๆ ขึ้นมากทุกวัน ไม่เข้าใจว่าบริษัทต่างๆ ที่รับจัดซื้อเข้าไปทำงานเขาคัดคนมาจากไหน เหมือนกัน  ไม่ได้เหมารวมทุกคน เพราะคนดีก็ยังมีบนโลกครับ แต่อยากให้เข้าใจว่ามันมีคนแปลกๆ หลากคน ต่างนิสัย โดยเฉพาะการโทรศัพท์ ไม่เห็นได้เห็นหน้าตา ได้ยินแต่เสียง จะวางตัวแบบไหนก็ได้..